Automação de propostas: o que é e por que implementar em seu processo de vendas B2B

Automação de Propostas é um tipo de sistema criado justamente para resolver os problemas citados acima e focado na equipe comercial.

Você pode guardar todos os modelos de proposta que sua empresa usa no dia a dia dentro de sistemas de Automação de Propostas.

Cada modelo possui o que chamamos de campos inteligentes, ou seja, espaços que serão substituídos de forma automática por informações do cliente, dos produtos/serviços contidos na proposta, do usuário que gera a proposta, entre outros.

Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas.

É muito comum que você consiga, inclusive, migrar dados de clientes/produtos/serviços de outros sistemas para lá de forma massiva, assim você não precisa começar do zero.

Além do preenchimento de dados automático, as ferramentas mais avançadas também oferecem cálculos de preço e imposto, bem como a criação de outras regras definidas por sua empresa, como controle de descontos oferecidos, formas pré-definidas de pagamento, entre outros.

Por fim, as melhores ferramentas de Automação de Propostas para implementar no seu negócio também oferecem a possibilidade de acompanhar a evolução de cada proposta.

Por meio desse recurso, o vendedor é notificado se o cliente visualizou a proposta ou se ela foi convertida em venda ou não, por exemplo, além de oferecer relatórios para análises mais gerenciais.

POR QUE AUTOMATIZAR AS PROPOSTAS COMERCIAIS?

Um dos principais motivos é poder guardar todas as propostas da empresa dentro de sistemas. Isso garante um histórico das negociações, além do cadastro de contatos.

Ainda, cada modelo de proposta pode ter variáveis, ou seja, é possível personalizar com os dados que julgar mais pertinentes. Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas.

Em alguns casos, ainda é possível fazer a migração de informações de produtos, serviços e clientes de outros sistemas. Dessa forma, você não precisa começar do zero. Além do preenchimento de dados de forma automática, há a possibilidade de fazer o cálculo de preço e impostos.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE AUTOMATIZAR PROPOSTAS COMERCIAIS?

A automatização de propostas comerciais traz diversos benefícios. Alguns deles são:

Economia de espaço e de recursos

Chega de arquivos empoeirados e pilhas de papel sobre a mesa. Com um software de automatização de propostas comerciais, você realmente terá todos os dados referentes às propostas comerciais a um clique.

Isso significa otimização de espaço e recursos, maior segurança dos dados e, ainda, mais agilidade nos processos, fator competitivo importantíssimo, já que uma pesquisa da Inside Sales, revelou que entre 35% e 50% das vendas são feitas por empresas que respondem mais rápido a solicitação de orçamento.

Aumento da produtividade da equipe

Automatizar processos também colabora para aumentar a produtividade da equipe comercial porque tira dela a demanda extensa e cansativa de analisar proposta por proposta e cada um de seus detalhes.

Com mais tempo, os colaboradores podem ser mais estratégicos em suas funções, dedicando-se para a busca de novos clientes, e isso também aumenta a motivação do time de vendas.

Aprimoramento do relacionamento com os clientes

Com a automatização das propostas comerciais, você tem maior controle de onde cada cliente está no processo de negociação e/ou compra. Assim, torna-se mais simples conversar com cada um e elaborar estratégias personalizadas, que facilitem o relacionamento entre a empresa e o mercado.

Assim, solucionar problemas, esclarecer dúvidas, alterar combinações ou passar qualquer tipo de informação se torna um processo otimizado e rápido.

Melhor controle financeiro

Ao automatizar processos, você resolve questões, como entrada e saída de capital, emissão de nota fiscal, além de ter uma noção maior da jornada de compra do cliente.

Que empresas podem se beneficiar da Automação de Propostas?

Indústrias e grandes escritórios de representação/revenda:

Estas empresas geralmente automatizam suas propostas

comerciais por ERPs, mas o acompanhamento é pobre, existe limitação visual e pouca liberdade para ajuste das propostas. Por isso, podem se beneficiar muito de uma ferramenta mais moderna.

CRMs com Automação de Proposta são capazes de tirar o vendedor do ERP e centralizar a vida dele em uma única ferramenta.

Serviços Serializados (softwares, medicina ocupacional, eventos, Rádio e TV, entre outros):

Estas empresas possuem preços e serviços bem definidos e são extremamente propícias a automatizar propostas, já que também não são atendidas por ERPs atualmente. A substituição do CRM atual por um que automatize propostas é o caminho mais tradicional.

Serviços não serializados (engenharia, agências de marketing e desenvolvimento, consultorias):

Nestes casos, existe maior dificuldade para automatizar, pois as propostas variam bastante de uma pra outra. Entretanto, existem soluções flexíveis que trazem um esqueleto mínimo e permitem ao usuário realizar grandes modificações visuais como em um editor de documentos.

Comércio e pequenos escritórios de representação/revenda:

Nestes casos, um ERP ainda não é uma ferramenta viável. Por isso, você pode começar desde já a automatizar suas propostas a um custo muito menor, em uma ferramenta muito mais rápida e fácil de implantar.

Conclusão

Algumas empresas de CRM tradicionais do mercado possuem ferramentas para automação de propostas, mas costumam ser extremamente caras e com baixa adesão do usuário.

Prefira sistemas com automação de propostas mais modernas, simples de usar e implementar. A maioria delas funciona online e realiza cobranças mensais.

A implantação costuma ser bastante simples e dura poucos dias, com exceção dos casos de indústrias com regras de imposto complexas. Neste cenário, pode tomar um pouco mais de tempo e capital humano.

Se você deseja se preparar melhor, tenha os seguintes itens em mãos:

• Modelos de propostas definidos (geralmente, Word ou Excel. A maioria das ferramentas não trabalha com formatos de PowerPoint);

• Base de produtos, se for necessário, disponível em Excel;

• Se você quiser automatizar precificação, é importante ter regras de preço formalizadas.

Uma das melhores soluções em termos de custo-benefício de mercado é a Ploomes, startup fundada em 2013 e hoje a maior empresa de CRM da América Latina e com soluções também em Automação de Vendas, Automação de Propostas, Funil de Vendas, Pedidos de Vendas, Gerenciamento de contratos, Gerenciamento de documentos e CPQ.

Por: Rodrigo Portes

Diretor de Vendas | Diretor Comercial | Gerente Nacional de Vendas | Gerente de Vendas Sênior | Mentor | Palestrante | Autor | Transformação Digital | Indústria 4.0

Linkedin - Instagram - Youtube - Site - Colunista BR40

Fonte: Linkedin Rodrigo Portes - BR4.0