Home office não é escritório virtual

* Por Rodrigo Mourad Durante a transição para o home office, o primeiro intuito das empresas foi manter os processos do escritório. Muitas compraram novas ferramentas de videoconferência e migraram todas as suas reuniões para um “novo” formato. A ida até a mesa do colega de trabalho foi se transformando em uma ligação ou mensagem, sempre em busca de minimizar os impactos da transição do espaço profissional para o domiciliar. O problema é que essas empresas estão construindo um “escritório virtual” – que é, naturalmente, menos eficiente – e não estão capturando os benefícios que um home office pode trazer. Não me refiro aos benefícios individuais mais claros, como redução do tempo em trânsito e flexibilidade para compromissos pessoais. Refiro-me, sim, aos benefícios de colaboração que trabalhar de casa tem deixado mais óbvios e que as empresas devem manter para o pós crise. Vamos a eles:

Colaboração assíncrona

Sejam as chamadas “reuniões de trabalho” ou as conversas de corredor, o trabalho em conjunto está evoluindo para maneiras menos “simultâneas”. Cada vez mais, a criação é gerenciada em softwares de colaboração, nos quais as pessoas vão incluindo suas contribuições, cada uma a seu tempo. Isso traz muito mais foco e tempo para pensar, o que gera um conteúdo final muito melhor. Além disso, os principais softwares trazem um melhor controle de versionamento e segurança da informação. Esse tipo de colaboração também favorece a participação de pessoas introspectivas, que precisavam de mais tempo, de mais pesquisa prévia ou que simplesmente não tinham agenda disponível no horário da reunião. Digitalização da comunicação

No escritório, a maior parte da comunicação é oral. Com os times distribuídos, uma parte cada vez maior das conversas e trocas têm ido para o digital. Isso acarreta diversas vantagens, como:

• Preparo: novamente, ter mais tempo para responder permite um preparo melhor das mensagens — o que traz mais assertividade e qualidade;

• Escalabilidade: a informação fica salva, estando acessível e analisável no futuro;

• Formatação: áudios, vídeos ou desenhos vão se tornando mais comuns nas plataformas, que são meios mais adequados de comunicação;

Na Cobli, muitos times alocados em projetos têm uma reunião diária para atualizar e definir próximos passos. Essa reunião é ainda mais importante em times multidisciplinares. De home-office, alguns começaram a preencher seus pontos e comentários em um documento compartilhado, o que encurtou as reuniões e garantiu o alinhamento, mesmo de quem não conseguiria participar.

Um outro exemplo interessante dessa digitalização da comunicação na Cobli foi o aumento das conversas no Slack. Desde o início da quarentena, o número de mensagens já triplicaram, atingindo uma média de 126, por dia, por colaborador. Trabalho profundo

De casa, é mais fácil cessar as interrupções e as distrações tão comuns a um ambiente de trabalho com muitas pessoas. Isso permite maior tempo de concentração e profundidade, gerando resultados cada vez melhores. Nossos times, por exemplo, estão reservando horários na agenda para focar em tarefas que precisam de mais atenção. Assim, eles deixam claro para os colegas que só devem ser interrompidos em caso de urgência.

Utilizando principalmente as ferramentas de colaboração assíncrona e digitalização da comunicação, as empresas necessitarão de menos reuniões e aproveitar alinhamentos mais escaláveis. Com isso, é possível aproveitar melhor o tempo em atividades de alto valor agregado para seus clientes e seu negócio. Um bom home-office, ao contrário de um escritório virtual, traz para o time um maior tempo absoluto de produtividade – o que é importante sempre, mas mais do que nunca, essencial. Rodrigo Mourad é cofundador da Cobli. Levou o time de 2 a mais de 100 pessoas, mil clientes e quase US$ 20 milhões em investimentos. Antes, havia trabalhado com logística e estratégia corporativa em empresas como Bain & Company, P&G e Morgan Stanley.

Fonte e créditos de imagem: Startupi